Risiko-Management für Corona-Folgen: Wichtige Hinweise und Checkliste für Unternehmensleitungen

Eine Checkliste mit Hinweisen von
wig-Justiziar Dr. Lutz H. Michel FRICS

Verfolgt man die öffentliche Berichterstattung, so macht die zunehmende Anzahl der Meldungen über die (straf-)rechtliche Aufarbeitung der „Corona- Tsunami“ aufmerksam: Es sind nicht nur Angehörige, die aktiv werden, sondern es werden auch Behörden von sich aus aktiv. Letzteres womöglich als Flucht nach vorne, um von eigenen Versäumnissen abzulenken? Kommen dann als nächstes die Kassen? Und: Wie verhalten sich bei den Anbietern etwa vorhandene Aufsichtsgremien, wenn es „eng“ wird?

Nachdem nunmehr bei den meisten Leistungsanbietern / Trägern / Diensten und auch den Behörden die „standards & procedures“ im Operativen stehen und Entspannung zumindest „gefühlt“ eintritt, ist bei den Unternehmensführungen eine interne „Sortierung und Ordnung der Dinge“ angesagt.

Im Folgenden sollen einige wichtige Punkte ins Bewusstsein der Geschäftsführungen gerufen werden, um – auch jetzt noch – vorbeugend zu agieren:

1. Interne Krisenmanagement-Organisation: Woch nicht geschehen, sollte das praktizierte Risikomanagement („Krisenstäbe“, Beteiligte, Verfahren der Abstimmung mit Behörden, Informationswesen strukturieren…) unbedingt zusammenfassend dokumentiert werden, sofern noch nicht strukturiert vorhanden: vorsehen und praktizieren, permanent anpassen, wenn erforderlich; die „Zahlen“ nicht vergessen: betriebswirtschaftliches Controlling sicherstellen.

2. Handlungsanweisungen: Alle zu befolgenden Richtlinien etc.pp. sind zusammenzustellen und als Dienstanweisungen im QM zu hinterlegen. Die Aktualisierung muss sichergestellt werden (v.a. Rechtsänderungen überwachen).

3. Interne Kommunikation: Mitarbeiterbezogen sind alle diese Richtlinien etc.pp. weiter zu kommunizieren und mitarbeitergruppenbezogen strukturiert zu schulen. Darüber hinaus sind etwaig vorhandene Aufsichtsgremien einzubinden (Information strukturieren, Entscheidungskompetenzen beachten).

4. Dokumentation: wenn es „drunter und drüber geht“ leidet in der Regel die Dokumentation, die aber zwingend benötigt wird, wenn im Nachhinein der Fall der Fälle – siehe Einleitung – eintritt: alle Aktivitäten strukturiert dokumentieren, ggfls. nachdokumentieren (ggfls. durch zusätzliche MA – Kapazitäten unterstützt – Kosten dürften „Rettungsschirm – Kosten“ sein).

5. Herstellung von Vollzugssicherheit: Alle behördlichen Anforderungen sind zu sichten, insbes. regelmäßig zu erfüllende penibelst zu erfüllen. Unerledigte Anforderungen müssen ebenfalls gesichtet und ggfls. noch nachbearbeitet werden, (ggfls. mit zusätzlichen Mitarbeiter-Kapazitäten – siehe oben: Es gibt Fälle, in denen der Unternehmensleitung behördenseitig vorgeworfen wird, auferlegten Berichtspflichten nicht nachgekommen zu sein, was es der Behörde angeblich unmöglich (ge)macht (haben soll), situationsangemessen zu reagieren (Achtung – Alarmstufe rot!!!).

6. Behörden – Abstimmung: Eine enge Abstimmung mit den zust. Behörden (i. d. R. WTG – Behörde und Gesundheitsamt, ggfls. auch Amt für Arbeitsschutz) ist zu implementieren. Informations- und Abstimmungsgrundsätze müssen festgelegt werden: Wer ist in welcher Situation wann – v.a. „im Fall der Fälle“ – zu informieren? Lieber eine Frage mehr als eine zu wenig stellen!

7. Externe Unterstützung im Risikomanagement: Risikomanagement ist nicht nur als interner Prozess zu verstehen. In „Havariefällen“ (großen wie auch kleinen) kann dem Risiko der potentiellen Rufschädigung gar nicht genug Gewicht beigemessen werden. Daher ist es wichtig, evtl. externe „Krisenberater“ zuziehen, z.B. externe Begleitung des Hygienemanagement, Zugriff auf externe Kommunikationsspezialisten. Kosten dürften solche sein, die unter den „Rettungsschirm“ fallen.

Fazit: Vorbeugen – auch jetzt noch – ist besser als heilen! Auch wenn die Unternehmensleitungen derzeit im Bann des Aktuellen sind: Der Blick nach vorne ist unabdingbar, um vermeidbare Risiken auch wirklich zu vermeiden.